6 erros de implantação de ERP frequentes 4


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Esse artigo é um apanhado ao longo de vários anos de experiência e de várias implantações que deram certo e deram errado. Compilamos de forma, bem humorada, 6 erros de implantação de ERP frequentes.

1 – O cachorro de 2 donos morre de fome

Não reestruturar um processo que possui dois ou mais donos é um erro crasso do processo de implantação de ERP (Enterprise Resource Planning). Parafraseando o ditado popular, o cachorro morre de fome porque um dono confia que o outro deu ração e o segundo confiando no primeiro também não age, por fim, sucumbe o cão.

O cachorro de dois donos morre de fome

(Espero que um dos meus donos se lembrem da minha ração)

Muitas empresas simplesmente não conseguem controlar seus estoques por este princípio, ocorrem as quebras e ninguém é responsabilizado, afinal existem vários “responsáveis” pelo estoque, mas nenhum dono. Por outro lado a mesma empresa não tolera furos nos seus caixas, e desconta todos os centavos no salário dos operadores.

Embora gestão de processos seja uma atribuição que fuja do escopo do ERP, a equipe que implanta precisa estar atenta aos processos da empresa e sinalizar estas falhas.

 

2 – A caixa de marimbondos

O segundo erro comum é a empresa em implantação só dar feedbacks negativos. Durante uma implantação a empresa se torna uma caixa de marimbondos: só ouve-se o zum-zum-zum e a equipe de TI só leva ferroadas.

Caixa de marimbondo

(Chega mais perto para a gente trocar uma ideia)

Nessa fase é comum ouvir pelos corredores frases do tipo:

  • Nada funciona
  • Está tudo parado
  • Tudo dá erro
  • Não consigo trabalhar nesse sistema
  • O novo sistema é muito pior que o antigo

Quando este cenário é identificado é essencial ter maturidade para filtrar as críticas, tanto para não descartar os problemas reais quanto para analisar o feedback sobre outros pontos de vista: por exemplo, os colaboradores reclamam que agora sempre “dá erro” para se cadastrar um novo cliente.

Quando apura-se o fato percebe-se que nenhum vendedor ainda habituou-se a informar o canal de aquisição, que agora passa a ser obrigatório. Então o que ocorre de fato é que quando o colaborador clica no botão “salvar” surge uma mensagem de validação solicitando o preenchimento do campo citado e isso tira até os colaboradores mais veteranos das suas zonas de conforto.

Mas o que eles não sabem é que essa informação é essencial para a empresa, em especial para o departamento de marketing, que precisa mensurar as conversões de suas campanhas, que por sua vez precisa pontuar se o cliente veio por indicação, pelo Google através de pesquisa ou por um banner no AdWords, pela campanha da Rádio A ou da B, pelo anúncio no jornal A ou no B, pelo outdoor que ele viu em algum lugar, etc.

Ou seja, agora o colaborador precisa interagir mais com o cliente final porque se o ERP não coleta esta informação o CRM fica cego.

 

3 – O paciente que só murmura em casa

Esse erro é similar àquele caso clássico da pessoa que reclama o dia inteiro para o marido/esposa/pai/filho que está com uma tosse insuportável, mas quando chega no consultório tem uma súbita melhora e diante do médico diz que está tudo bem.

(Está tudo bem Doutor, juro que a minha tosse não é por causa do cigarro)

(Está tudo bem Doutor, tenho uma vida saudável e juro que a minha tosse não é por causa do cigarro)

Assim como é um erro só dar feedbacks negativos, também é um erro não dar feedback ou dar um feedback irreal. Quando a empresa assiste aos colaboradores reclamando entre si o dia inteiro, sem tomar nenhuma ação, eles conseguem minar o ambiente corporativo disseminado o desânimo com “o novo”, mas no fim nunca se formalizam uma reclamação explicando os porquês.

Ao final se tem a sensação geral dentro da empresa que todos os colaboradores estão insatisfeitos, mas ninguém consegue explicar exatamente as causas da insatisfação. Tanto este erro quanto o anterior é uma falha no plano de comunicação.E se não há uma comunicação eficiente o processo de implantação será bastante atribulado, pois as pessoas precisam entender com clareza o porquê de se fazer cada atividade da forma proposta pela empresa.

 

4 – Não mexa no meu queijo

Outra parábola, para outro erro comum. O livro “Quem mexeu no meu queijo” conta a história de dois ratinhos e dois duendes em busca de queijo dentro de um labirinto (que representa o que nós procuramos na vida, seja algo material, um relacionamento, um cargo em uma empresa, etc).

Não mexa no meu queijo

(Esse queijo nunca vai acabar)

Em outras palavras existem pessoas que conseguem prever e se antecipar às mudanças, pessoas que tem medo do novo mas entendem e aceitam as mudanças e por fim as pessoas que não aceitam as mudanças e não querem sair do lugar.

Na realidade corporativa significa que num processo de implantação vai existir os colaboradores que não querem se desapegar dos seus antigos macetes e atalhos ao ponto boicotar uma implantação pela sua evangelização de inércia. Vamos todos ficar de braços cruzados amém.

Em outras palavras: se ninguém usar o sistema, o sistema antigo volta a operar (E o queijo voltará para ao posto C).

 

5 – Sua empresa não enriquecerá economizando no cafézinho

Fazer economias bobas ou economizar onde não se deve é outro erro muito comum. Por exemplo, quando a empresa opta pela impressora de código de barras mais barata desprezando as recomendações técnicas teremos uma série de problemas futuros.

(Fazendo eu estarei economizando 12 centavos)

(Fazendo isto eu estarei economizando 12 centavos)

Por outro lado, comprando a impressora do líder de mercado teríamos o benefício de baixa manutenção e reposição de suprimentos na praça à pronta entrega. Ocorre que a empresa optando pelo equipamento mais barato consequentemente pode parar uma de suas atividades operacionais em função de um atolamento de bobina ou de um sensor descalibrado, além desperdiçar muitas etiquetas.

Isso gera muito estresse nos colaboradores que estão na ponta operacional, quebra-se a segurança daqueles envolvidos na implantação, pois periféricos, infra-estrutura e sistema são vistas como uma única coisa para o colaborador que está naquela situação: nada funciona e a vida dele na empresa se resume a desatolar a impressora, recalibrá-la e ser cobrado pelas etiquetas emboladas ou em branco que são jogadas no lixo. Além da impressora em correlação direta à implantação do ERP, poderíamos citar:

  • Cabeamento de rede não certificado
  • Utilizar roteadores wifi residenciais em uso corporativo
  • Economizar em etiquetas que rasgam com humidade
  • Não dar prioridade ao tráfego da internet e deixar que o processo de emissão de notas fiscais divida a banda com o download de algum filme que um vendedor está vendo no YouTube
  • Não investir em acondicionamento adequado que permita manejo do estoque
  • Licenciamento de softwares incompatível com a quantidade de usuários necessária

Também vale conferir o artigo 40 erros de TI.

 

6 – Não é o paciente que define o tratamento

Quando alguém tem câncer é o médico oncologista que aponta o tratamento, o paciente tem a opção por acatar ou não o tratamento, mas ele não pode impor ao seu médico que gostaria de ser tratado com aspirinas, nesse caso não haveria nem mesmo o efeito placebo.

Placebo

(O melhor remédio para hipocondríacos)

Além disso há tempos discute-se a frase “O cliente tem sempre a razão”. Por isso, após muita discussão também é um erro considerar esta frase como verdade absoluta, pois no caso da entidade empresarial certas práticas de mercado simplesmente não funcionam, assim como a aspirina não é eficiente ao tratamento do câncer – vou ir ao seguinte exemplo prático:

A empresa “Fictícia LTDA” solicita que seja parametrizado no ERP a opção que permita pagamentos combinados, mas também solicita que seja permitido em vendas à prazo e também que sejam liberados o recebimento de cheques de terceiros.

Então imaginem as seguintes situações: O cliente vai até a empresa e realiza uma compra presencial no valor de R$ 1.000,00. Abaixo está o detalhamento.

DINHEIRO:          R$   100,00 
CHEQUE ITAÚ:       R$   100,00 (à vista, de terceiros não nominal)
CHEQUE SANTANDER:  R$   100,00 (Pré-datado para 30 dias, de terceiros endossado)
CHEQUE BRADESCO:   R$   100,00 (Pré-datado para 90 dias, de terceiros cruzado, endossado)
BOLETO PARCELA 1:  R$   100,00 (30 dias)
BOLETO PARCELA 2:  R$   200,00 (60 dias)
BOLETO PARCELA 3:  R$   100,00 (90 dias)
CARTÃO DE CRÉDITO: R$   200,00 (EM 3x)
                   ________________
TOTAL:             R$ 1.000,00

Supondo que nenhum cheque voltasse sem fundo ou que não estivesse sustado e, que nenhum boleto ficasse em atrasado por mais de 30 dias. Teríamos 10 lançamentos financeiros a realizar, então o processo torna-se: complexo para faturar, complexo para cobrar e complexo para escrituração contábil.

Na pior situação, caso houvesse atrasos, poderíamos ter um venda parcialmente faturada e parcialmente em atraso e parcialmente em protesto.

Todavia qual é o custo operacional da empresa a utilizar-se deste artifício? Imensurável.

E no caso hipotético da empresa realizar uma venda de R$ 180,00, permitindo pagamento com cheques de terceiros à maior (Por exemplo, receber um cheque de terceiros de R$ 200,00) creditanto R$ 20,00 numa compra futura deste cliente?

Ou ainda a situação inversa? Os valores são fictícios, mas estas são situações apontadas são reais.

Presenciamos e reorientamos o processo financeiro desta empresa mostrando que isso até poderia ser um diferencial competitivo, mas torna-se inviável operacionalmente ao passo que a empresa aumenta suas operações por excesso de complexidade e estar sujeito a inúmeras fraudes.

 

Conclusão – 6 erros de implantação de ERP frequentes

Para evitar que uma implantação de ERP se torne um desastre é sempre necessário não desprezar nenhum destes sinais – que são uma clara evidência que algo não vai bem.

Ilustração de 1912 do Naufrágrio do Titanic - 6 erros de implantação de ERP frequentes

(Nem Deus afunda o Titanic)

 

Para escolher um ERP sua empresa precisa ter maturidade processual para avaliar se os processos atuais são aderentes ao sistema e ao seu modelo de negócio.

Muitos diretores de alto escalão já perderam a cabeça, literalmente, por escolher soluções multi-milionárias (acreditando em produtos de marca) que não vingaram – a justificativa para cada caso é muito pontual, mas provavelmente em uma falha catastrófica de implantação possui pelo menos um dos 6 erros apontados.

Se sua empresa se encontra neste cenário a Unilógica pode auxiliá-la na gestão da crise e apontar as melhores escolhas para cada situação. Vale a pena a leitura de outro artigo:

 

Sistema de gestão online

Será o ERP em cloud computing a escolha certa para a minha empresa?

Sumário
Nome do Artigo
6 erros de implantação de ERP frequentes
Descrição
Compilamos de forma, bem humorada, os 6 erros de implantação de ERP frequentes. Baseados em implantações que deram certo e que deram errado.
Autor
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  • Pedro

    Sempre que for publicar um artigo que se refira a uma sigla, é importante colocar o significado.
    Em Tecnologia da Informação, ERP significa: Enterprise Resource Planning.
    Porém, em Telecomunicações, ERP significa: Effective Radiation Power.

    • Olá Pedro, obrigado pelo feedback. Conforme sua sugestão, foi adicionado o significado no segundo parágrafo do artigo!

  • Weder Machado

    Ótimo conteúdo! Reúne boa parte dos cenários já enfrentados por qualquer profissional com mais de 10 anos de carreira já passou. Excelentes analogias, abordagem conseguiu ser prática e técnica!

    • Olá Sr. Weder Machado, obrigado pelas colocações.

      O blog recebe publicações semanais, então sinta-se a vontade para continuar visitando toda semana!