Automatizando a cobrança de boletos pelo EDI


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Este artigo fala sobre o EDI e pode ser considerado uma continuação do tema “Negativar ou Protestar?” – devido a grande repercussão – se tornando de longe o assunto mais buscado nas estatísticas do Google por forma orgânica.

O que é EDI?

O termo EDI, em inglês a significa Electronic Data Interchange – em português significa Intercâmbio Eletrônico de Dados é uma ferramenta poderosíssima para o dia-a-dia das empresas que trabalham com emissão de boletos, principalmente as que possuem um volume elevado.

Além disso o artigo  “Negativar ou Protestar?” foi o primeiro artigo em que algumas pessoas tiveram a iniciativa de fazer contato e em especial nos levaram a responder um e-mail, que se tornou tema deste artigo.

Levamos quase duas semanas negociando com o autor que concordou que nós publicássemos sua pergunta preservando o nome da sua empresa e dos participantes envolvidos. Então vamos ao caso da Fábrica do Sr. Carlos (nome fictício) que é o alvo deste artigo:

Ele relata que sua Fábrica possui cerca de 30 funcionários, e que 2 deles compõe a área administrativa – que é considerado por ele seu Calcanhar de Aquiles.

A funcionária, prata da casa, Marta (outro nome fictício) trabalha desde a fundação da empresa, ou seja, esta lá a 10 anos e se tornou uma funcionária de confiança, mas ela não possui uma boa capacitação. Todavia justamente por ser uma funcionária de confiança foi delegada para cuidar da área financeira.

Naturalmente como a Sra. Marta é a única pessoa, além do dono que tem acesso ao caixa e às contas da empresa, ela geralmente está sobrecarregada de trabalho! Para piorar ela tem dificuldade para realizar as tarefas do dia-a-dia nos computadores, por isso prefere sua caneta e a sua agenda ou seu bloco de notas para realizar muitas atividades.

 

Automatizando a cobrança de boletos pelo EDI

(Lembrete: não esquecer de enviar arquivo remessa e baixar arquivo retorno)

 

Na Fábrica eles emitem cerca de 600 boletos mensais, isto é, utilizam o gerenciador financeiro para emissão própria, mas por vez ou outra a Sra. Marta esquece de encaminhar o arquivo remessa ou de confirmar os pagamentos através do retorno bancário – consequentemente surgem os seguintes problemas:

  • Títulos são liquidados e entram sem identificação nos relatórios bancários
  • A posição de títulos em aberto não é confiável (Pois alguns títulos não são encaminhados ao banco)
  • Quando é necessário fazer antecipação de recebimento (Desconto de boleto) o volume é menor que o real
  • Como seu sistema financeiro e emissão de boleto não são integrados, há o risco de uma cobrança ficar esquecida ou um título pago em aberto
  • E no pior caso, negativar ou protestar um cliente indevidamente pelo esquecimento de uma baixa de um pedido cancelado, devolvido ou pago por outra forma de pagamento (Por exemplo: o cliente desiste da entrega, busca a mercadoria e paga em dinheiro)

As falhas são humanas, pois uma única pessoa lidando com essa quantidade de títulos certamente (cedo ou tarde) irá esquecer de uma instrução bancária.

 

Como resolver este problema em definitivo com o EDI?

O EDI nos possibilita automatizar:

  • O registro de boletos
  • Confirmação das liquidações (Confirmar títulos pagos)
  • Baixa automatizada (A cada cancelamento ou devolução de um pedido o sistema encaminha ao banco instrução para baixar/cancelar o título em aberto)
  • Realizar TEF ou DOC (Por exemplo, para realizar pagamento a fornecedores)
  • Alguns bancos como o Itaú possibilita integração ao Sispag
  • Dentre outros serviços

Utilizando o EDI é possível automatizar 100% o sistema de cobrança de uma empresa. Isto é, seu ERP sempre estará sincronizado com a posição bancária sem nenhuma interação humana.

Se a sua empresa ainda não trabalha com com esse modelo de cobrança, sempre terá problemas para trabalhar com negativação e protesto, pois o processo sempre estará sujeito à esquecimentos e falhas do processo manual.

 

Se você gostou deste artigo continue lendo

Negativar ou Protestar?

 

Você tem alguma dúvida sobre cobrança ou sobre o funcionamento do EDI?

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