Estoque negativo


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Neste artigo será discutido o efeito do estoque negativo e tópicos do controle de estoque, práticas que dão certo e ainda melhoram o aproveitamento de insumos e matéria-prima. O que funciona no controle de estoque e quais os benefícios você pode ter?

Estoque negativo

Um dos maiores vilões do controle de estoque é o estoque negativo.

(Depois eu lanço aquela nota fiscal de compra)

(Depois eu lanço aquela nota fiscal de compra)

Vamos direto a um exemplo prático:

A empresa compra 100 unidades de um produto. Por falta de tempo, a entrada da mercadoria adquirida ainda não foi registrada no sistema. Temos no estoque:

 Físico:   100 unidades
 Contábil:   0 unidades

 

São vendidas 20 unidades para um cliente em uma típica venda de balcão e consequentemente este necessita levar consigo 20 unidades. Por sua vez, ao emitir a nota fiscal, no sistema imediatamente fica registrada a saída das mercadorias. Agora temos no estoque:

 Físico:    80 unidades
 Contábil: -20 unidades

 

Todavia, quando a entrada de 100 unidades do produto é lançado no fim do dia. Temos no estoque:

Físico:    80 unidades
Contábil:  80 unidades

 

Então por que é ruim trabalhar com estoque negativo?

Partindo do pressuposto de que não existe erro na contabilização das mercadorias da sua empresa, o estoque negativo pode significar que mercadorias vendidas com notas fiscais foram compradas sem documento fiscal legal, ou seja, foram compradas sem nota.

A cara do seu contador quando vê as operações com estoque negativo

(A cara do contador quando vê as operações de uma empresa com estoque negativo)

 

Exemplo prático:

  • Compra no valor de R$ 1000,00, sem nota fiscal, isto é, sem contabilização desta compra;
  • Venda a vista desta compra com nota fiscal por R$ 1.500,00;

 

Vendas contabilizadas:

D-Caixa
C-Vendas(CR): R$ 1.500,00
D-Custo das Vendas
C-Estoque: R$ 1.000,00

 

Ao realizar o inventário físico não foi localizado as mercadorias.

Registrado no inventário físico
 D-Estoque
 C-Receita: R$ 1.000,00
DRE
 Vendas:            R$ 1.500,00
 Receita:           R$ 1.000,00
 Custo das Vendas:  R$ 1.000,00
                    ___________
 Lucro:             R$ 1.500,00

 

Assim ocorrerá contabilmente quando se realiza uma venda que foi adquirida sem a entrada da nota fiscal de compra.

 

Furtos e perdas

Como podemos fazer um inventário de um estoque negativo? Se o seu sistema apontar que há -10 itens em estoque será necessário realizar todas as operações manualmente antes de se iniciar a contagem.

(Vou aproveitar a bagunça no estoque pra fazer o limpa)

(Vou aproveitar a bagunça no estoque para fazer “o limpa”)

 

Considerando que a contagem de estoque é razoavelmente trabalhosa e já está sujeita a falhas, se houver complexidade adicional (somar ou subtrair pedidos de vendas e/ou compras à realizar) as chances de erro aumentam muito.

Então o cenário de partida para o inicio das perdas de estoque e dos furtos deliberados ocorrem também pelo início do descontrole no estoque – assim ao se realizar um inventário é muito importante que haja uma auditoria da contabilidade.

E o porquê disso? Se o responsável pelo balanço do estoque inventariar unidades a mais ou a menos para encobrir rastros de furto isso só será descoberto quando o estoque estiver furado, por exemplo, quando for efetuada uma venda e não for encontrada a mercadoria em estoque. E isso infelizmente poderá ocorrer provávelmente em um dia caótico, com alto giro no estoque e consequentemente não haverá tempo para se apurar os fatos.

Então sempre que a sua empresa estiver trabalhando com estoque negativo ligue o alerta.

 

Operação Quebra-Gelo

Em 2012 no estado de São Paulo foi executada a Operação Quebra-Gelo, a qual tinha o objetivo de identificar contribuintes suspeitos de emissão irregular de Nota Fiscal Eletrônica.

Os estabelecimentos fiscalizados foram responsáveis por cerca de meio bilhão de reais em débitos de ICMS destacados nas notas fiscais eletrônicas de vendas emitidas no período de janeiro a agosto de 2012, porém não apresentaram os documentos de compra compatíveis com o movimento de saídas.

Em outras palavras, emitiram notas fiscais de venda de mercadorias que, em teoria, não existiam em seus estoques. Ou seja, utilizaram-se do estoque negativo, que gera a presunção de omissão de entradas.

As empresas que foram auditadas e apontadas pela emissão de notas fiscais frias ou de idoneidade não comprovada, foram autuadas pela grave infração tributária, além disso 163 empresas tiveram a Inscrição Estadual canceladas e nos casos mais graves os proprietários e contadores foram indiciados por crime contra a ordem tributária conforme Lei 8137/1990.

 

Quando o estoque negativo poderia ser justificado?

Nos balisando no roteiro do PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal), o estoque negativo poderia ser admitido em caso de falhas técnicas onde houvesse a necessidade da venda stand alone/offline. Assim ao se realizar as vendas na ECF o estoque poderia ficar negativo mas com o reestabelecimento da comunicação os sistemas seriam integrados e contabilizadas as devidas entradas e saídas.

Ou seja, no úlitmo caso citado voltamos ao caso inicial onde a contagem negativa dos itens deverá ser ajustada com o lançamento das notas fiscais de compra. Então em teoria

Numa última situação e mais crítica, talvez em falha de fornecimento elétrico e na ausência de geradores ou nobreaks o consumidor receberia a nota fiscal série D (Manuscrita) com os itens vendidos.

No entanto algumas empresas admitem esta prática nas seguintes situações:

  • Empresas de importação que fazem dropshipping.
  • Operações de consignação – com estoque no seu cliente ou no seu fornecedor. Isto porque a venda pode ser efetuada em cima de amostras e catálogos, e consequentemente condicional. Desde que seja gerada a nota fiscal das amostras encaminhadas (remessa em consignação) destacando ICMS e IPI quando devidos, nessa situação.
  • Produtos de preço pré-fixados – considerando que haja uma margem estreita de lucro, se o preço do custo do produto for alterado posteriormente a uma venda teremos problemas: vamos ao caso hipotético do produto que custava R$ 0,50 e foi reajustado para R$ 1,00 por seu fornecedor. Caso sua empresa tenha vendido o item por R$ 1,20 a um cliente, teremos que analisar se os custos do produto tributado + custos operacionais se pagam. Caso não haja sustentação na venda a empresa deverá cancelar a venda, no caso da nota fiscal já haver sido faturada por mais de 24hs deverá gerar uma devolução para uma nota fiscal que em tese não existe.

Porque o último caso é o mais grave? Existem empresas que para sonegar impostos emitem notas fiscais para todos os produtos em trânsito, mas caso o consumidor não exija a nota fiscal, estas são canceladas e/ou geradas devolução.

Então sua empresa deve evitar operações fiscais estranhas – que podem fazer que a sua empresa se torne alvo de fiscais e/ou não constatadas a má fé das operações não estará livre das multas de caráter formal.

 

Como eu evito o estoque negativo?

O controle de estoque é resolvido invertendo-se uma parte do processo de entrada. Como geralmente existe um gargalo de atividades com o recebimento de mercadoria, ou seja, é necessário:

  • Conferir itens da nota fiscal (Verificar se são os solicitados caso haja ordem/pedido de compra)
  • Conferir preço da compra (Para garantir que o preço negociado foi cumprido)
  • Descarregar (Conferindo se nenhum item está com avarias/em decomposição)
  • Realocar itens nos respectivos endereçamentos do seu estoque
  • Solicitar XML da nota fiscal ao seu fornecedor

Isto é o cenário de partida de muitas empresas que trabalham offline. Esse cenário pode e deve ser redesenhado da seguinte forma:

  • Solicitar XML da nota fiscal ao seu fornecedor após confirmação do pedido de compra
  • O sistema faz monitoração das notas fiscais emitidas contra seu CNPJ e cruza com os pedidos de compra. Automaticamente caso haja inconsistência no pedido (Quantidade, preço ou tirbutação) o sistema gera um alerta para seu fornecedor apontando o erro. Economizando tempo e gastos com frete. Neste ponto caso um dos produtos de compra não possua preço cadastrado será gerado um flow encaminhado um e-mail para o responsável para tomada de ação.

Assim o processo de recebimento de mercadorias é simplificado:

  • Beepar o código de barras com a chave da NF-e e verificar se está autorizada para recebimento
  • Descarregar (Conferindo se nenhum item está com avarias/em decomposição)
  • Realocar itens nos respectivos endereçamentos do seu estoque

 

Conclusão

Além dos tópicos elencados, o estoque negativo é o pesadelo de muitos contadores que precisam se desdobrar para fechar o SPED. Consequentemente se o processo contábil da sua empresa é muito complexo, os custos com contabilidade também serão.

Por isso ligue o alerta sempre que sua empresa estiver trabalhando com estoque negativo, ele pode significar:

  • Sonegação fiscal
  • Furtos deliberados
  • Perdas de mercadoria por degradação
  • OPEX levado

 

Podemos ajudar bastante os estabelecimentos através de nosso módulo de análise de estoque, que é alimentado com os arquivos do SINTEGRA e do SPED FISCAL ICMS/IPI. Estando tudo devidamente analisado, as empresas podem realizar um planejamento e adotar ações corretivas, evitando divergências nos inventários, omissões de entradas e omissões de saídas.

Quer saber mais? Entre em contato e nos solicite uma cotação.

 

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Estoque Negativo
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Sua empresa trabalha com estoque negativo? Você sabe se vale a pena trabalhar com estoque negativo ou quando seria justificável o estoque negativo?
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