Prevenção de abusos em ambiente corporativo


0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 LinkedIn 0 Filament.io Made with Flare More Info'> 0 Flares ×

A tecnologia pode ser uma grande aliada, mas também a maior vilã nos abusos em ambiente corporativo – quer saber como resolver os principais problemas usando a tecnologia a seu favor? Continue lendo este artigo.

 

Os abusos com smartphones

Com a popularização dos smartphones, cada vez mais vemos pessoas de cabeça baixa utilizando redes sociais, mensageiros e sabe-se lá o que nos ambientes corporativos.

(Opa! Minha foto recebeu mais um joinha)

(Opa! Minha foto recebeu mais um joinha)

 

Você já se distraiu em uma reunião para checar seu e-mail? Já passou por algum apuro no trânsito por ter desviado a atenção para ler aquela notificação piscando na tela?

Para Larry Rosen, professor da Universidade Estadual da Califórnia e pesquisador da chamada “psicologia da tecnologia”, você não está sozinho: a capacidade média de concentração dos participantes de suas pesquisas é de apenas 3 a 5 minutos. Depois disso, eles se distraem, sem conseguir terminar suas tarefas.

“Se ficamos trocando de tarefa, nunca passamos tempo o bastante para nos aprofundarmos em nenhuma delas. Três minutos certamente não bastam para estudar”, diz Rosen, autor de livros sobre o impacto social da tecnologia. Sua próxima obra, em conjunto com um neurocientista, se chamará justamente The Distracted Mind (A Mente Distraída, em tradução livre).

Para as empresas isso é péssimo, porque os cronogramas não tem pausa. Além dos atrasos, a empresa paga por uma prestação de serviço que não recebe – visto que em média as pessoas em um ambiente sem distrações conseguem manter o foco por no máximo de 45 minutos a 1 hora.

Mas precisamos fazer uma ressalva, pois quando a atividade requer muita atenção ou um grande esforço cognitivo, perdemos cerca de 15 minutos retomando a linha de raciocínio. Isso quer dizer, que se uma pessoa estiver realizando uma tarefa que envolva cálculos ou dissertação a cada interrupção, cerca de 15 minutos dos 480 de um dia produtivo foi perdido, ou seja, 3% de prejuízo na produção diária por cada distração.

 

Como resolver este abuso?

A empresa precisa criar regras de forma documentada por meio de regulamento interno, que deverá ser afixado em locais onde todos os funcionários possam tomar conhecimento e deverá ser dado ciência desta proibição a cada um dos empregados já no ato da contratação.

E ainda, se a empresa optar pela proibição da utilização de smartphones, o empregador deverá disponibilizar um aparelho de telefone fixo para os empregados utilizarem em situações de emergência. Se houver a proibição do uso do aparelho e ainda assim o funcionário persistir em usá-lo, ele pode ganhar demissão por justa causa.

Conforme os artigos segundo e terceiro da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) – que especificam que uma das características do vínculo empregatício é a subordinação do empregado ao empregador, ou seja, o patrão possui poder diretivo sobre o empregado.

 

Os abusos na internet

Uso indevido de internet no trabalho pode gerar demissão, assim como no tópico anterior desde que a empresa tenha documentado por escrito, afixando as regras em locais que os funcionários tenham acesso e com o termo de ciência confirmada.

Além disso a empresa que não se preocupa com o controle da internet pode estar tendo problemas de produtividade com o seu pessoal que abusa de redes sociais e bate papo em horário de expediente.

Abusos em ambiente corporativo

(Sites clonados podem confundir o usuário com o conteúdo que pode danificar os computadores)

Nos casos mais graves a empresa pode ter problemas com funcionários que acessam conteúdo pornográfico, jogam em horário de expediente, baixam conteúdo pirata ou ilegal e ainda conteúdos que contenham vírus e pagras virtuais.

Consequências:

  • Perda de produtividade (Funcionários que não trabalham para atualizar seus perfis em redes sociais)
  • Vazamento de informação (Funcionários que publicam fotos e informações do ambiente corporativo)
  • Roubo de dados bancários (Programas espiões podem coletar informações bancárias quem possibilitam fraudes bancárias)
  • Aumento dos custos com manutenção dos computadores (Solicitações de compra de novos equipamentos, que estão lentos mesmo não estando obsoletos)

 

Como resolver este abuso?

Como temos visto os consumidores estão em redes sociais e fazem uso de bate papo para se comunicar, e neste caso a questão não é proibir os funcionários de utilizarem estes recursos, mas instruí-los e controlar o que está sendo dito por quem representa o  nome e a imagem da empresa.

Existem ferramentas que arquivam os históricos de navegação e que permitem a navegação de acordo com o perfil de cada funcionário, além de arquivar também os históricos de chats e controlar a conversação com pessoas específicas, seja ele no Skype no chat do Facebook, no Google Talk e até mesmo no Whatsapp.

Isto é, torna-se possível permitir que um colaborador do departamento de vendas converse apenas com os clientes da sua carteira. Proibindo, por exemplo, conversas com contatos particulares.

 

Os abusos na frota

Empresas que dependem de frota se esforçam muito para controlar seus recursos, e segue uma lista de problemas:

  • Multas de trânsito (A empresa precisa saber qual colaborador estava responsável pelo veículo multado)
  • Mau uso (A consequência é o aumento do custo de manutenção, pois cada componente pode ter sua vida útil drasticamente reduzidos ou sofrer avarias)
  • Fraudes em abastecimento (Por exemplo, funcionários podem abastecer veículos particulares e assinar promissórias para a empresa)
  • Atrasos (Um veículo parado para manutenção em função do mau uso, por exemplo, é menos um veículo operante)
  • Uso para fins particulares (A empresa que não controla as rotas pode estar pagando gasolina e salário para funcionários resolverem assuntos particulares em horário de expediente)

 



Veja um caso inacreditável de abuso

 

Como resolver este abuso?

Adotar um processo de controle de troca de condutores, isto é, assim que recebe se recebe ou se entrega um veículo o outro colaborador que assume o veículo checa as avarias e passa a ser responsável pelo veículo a partir daquele momento.

Em conjunto é essencial instalar um GPS em cada veículo, e controlar a rota, os tempos de parada, velocidade máxima e média de cada condutor.

 

Os abusos dos recursos de impressão

O mundo caminha para uma conscientização coletiva de que devemos poupar recursos do meio ambiente, mas algumas pessoas não acordaram para essa realidade e desperdiçam recursos com impressão de e-mails e documentos que as vezes poderiam ser transmitidos pelo formato digital.

Além dos casos anteriores, temos o caso típico que também é mais grave: o funcionário leva seu trabalho de faculdade ou então resolve imprimir apostilas ou livros utilizando resmas e remas de papel e toner da empresa.

 

Como resolver este abuso?

Implementado quota de documentos impressos por senha no servidor de impressão, assim cada colaborador recebe uma quota de impressão mensal compatível com seu perfil – provavelmente um funcionário do almoxarifado não precisa imprimir 3 mil páginas por mês.

Além disso a empresa pode optar por manter uma cópia arquivada de cada documento impresso, o que é uma prova cabal contra os abusos. O que tornará inclusive o colaborador muito mais consciente, ninguém quer imprimir um conteúdo pessoal (por exemplo, aquela piada que recebeu por e-mail) e ter isso arquivado junto ao seu perfil de impressão.

 

Os abusos dos recursos de telefonia

Existe coisa pior que fofoca no ambiente de trabalho? Sim! Fofoca usando o telefone da empresa.

 

(Menina você não sabe o que meu chefe fez hoje...)

(Você não sabe o que Fulano fez hoje…)

 

Além de ocupar os ramais – o que faz com que os clientes tenham que entrar na fila de espera ou ainda que receba sinal de telefone ocupado – no final quem paga a conta é a empresa, que paga pelo salário do funcionário fofoqueiro e a fatura de telefone.

A fofoca corporativa é nociva por vários motivos:

 

  • Mina o ambiente de trabalho alastrando a fofoca (Efeito maçã podre)
  • Vazamento de informações sensíveis (Exposição de segredos corporativos)
  • Problemas de liderança (A fofoca é simultâneamente causa e consequência da falta de liderança)

 

Como resolver este abuso?

Gravando as ligações e integrando o sistema de ERP (Enterprise Resourcing Planning ou Sistema de Gestão Empresarial Integrado) e a central telefônica, criando assim uma ou várias listas contendo os números que estão autorizados para que os colaboradores façam ligações – assim a cada novo cliente cadastrado, em seu perfil pode ser autorizado ou proibido a realização de ligações telefônicas.

Isso previne também o mau atendimento ao cliente, um vez que tudo acordado e negociado através do canal telefônico está arquivado, resguardando o cliente, o funcionário e empresa em casos de falha de comunicação em que fica a palavra do cliente contra a palavra do funcionário.

Ao final é possível gerar relatórios para saber, por exemplo, qual cliente fica mais tempo ao telefone com cada colaborador da empresa e ainda detalhar se a ligação é ativa ou receptiva (Se a empresa ligou ou recebeu a ligação).

 

Sua empresa precisa de ajuda para resolver algum destes problemas?

Solicite uma cotação!
Conte-nos seu problema

 

Se você gostou deste artigo continue lendo

Negativar ou protestar?

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 LinkedIn 0 Filament.io Made with Flare More Info'> 0 Flares ×